Khi đi công tác làm gì để đạt hiệu quả cao ?

Nhiều giám đốc, chủ nhiệm hoặc cán bộ quản lý kinh tế khi đi công tác chẳng biết mình phải làm gì? Chuẩn bị những thứ gì? Cách đối phó như thế nào? Không ít người đã trở về trắng tay, vì chẳng thu được kết quả theo ý muốn, chi phí nhiều mà hiệu quả không cao.

         Vậy, chúng ta phải làm gì để chuyến công tác đạt được kết quả tốt nhất?

1. Năm vấn đề cần tránh.

Vấn đề 1: Không chuẩn bị sẵn kế hoạch của chuyến đi.

Vấn đề 2: Không liệt kê trước nhiệm vụ, những vấn đề cần phải làm, hoặc phải giải quyết ngay trong thời gian công tác.

Vấn đề 3: Trước khi đi công tác, không sắp xếp những vấn đề cần giải quyết tại doanh nghiệp, không ủy quyền người thay thế mình để giải quyết các tình huống trên, làm cho người giúp việc luôn bị động.

Vấn đề 4: Quên không mang theo tài liệu, phương tiện cần thiết.

Vấn đề 5: Không mang theo các đồ dùng sinh hoạt cần thiết, gây trở ngại cho việc ăn, ở, làm giảm khả năng làm việc của mình.

2. Để hạn chế những vấn đề trên, cần thực hiện 9 nguyên tắc:

Nguyên tắc 1: Xác định chính xác những nhiệm vụ chính của chuyến đi, xây dựng một kế hoạch cụ thể, thời gian rõ ràng, các biện pháp hỗ trợ, các phương án dự phòng, và tập trung vào những nhiệm vụ chính để nỗ lực thực hiện.

Nguyên tắc 2: Thể hiện tính cương quyết, lập trường dứt khoát, bởi vì thiếu nó, chúng ta sẽ rơi vào vòng luẩn quẩn.

Nguyên tắc 3: Không sa đà vào các cuộc nói chuyện qua điện thoại, nên nhớ rằng, gặp gỡ trực tiếp sẽ có tác dụng gấp nhiều lần so với đối thoại bằng điện thoại.

Nguyên tắc 4: Hãy ghi chép tỉ mỉ, đừng ỷ lại vào trí nhớ.

Nguyên tắc 5: Đừng quan tâm đến việc vặt vãnh, ngoài lề, làm mất thời gian.

Nguyên tắc 6: Bất cứ việc gì cũng phải làm ngay, không nên trì hoãn.

Nguyên tắc 7: Không nên tranh thủ làm việc riêng tư (như đón tiếp và thăm viếng thân nhân...) khi công việc chính của chuyến công tác chưa hoàn thành.

Nguyên tắc 8: Hãy dậy sớm hơn thường lệ, thời gian làm việc nhiều hơn lúc ở cơ quan để ôn lại một ngày làm việc qua, nghiên cứu thêm tình huống mới để đối phó với công việc của ngày hôm nay. Nói chung, phải sử dụng triệt để thời gian khi đi công tác.

Nguyên tắc 9: Nếu thấy quá mỏi mệt, hãy thử thay đổi một vài kế hoạch (không thật sự quan trọng) hoặc thư giãn, giải trí để tạo ra sự hương phấn mới, nhằm nâng cao khả năng làm việc.

3.  Chín điều ghi nhớ khi trực tiếp làm việc với đối tác: 

Điều thứ nhất: Vì lợi ích của đơn vị, nên tiến hành trực tiếp với người có trách nhiệm, đủ khả năng giải quyết.

Điều thứ hai: Không nên ép họ vào thế bí, không vì lợi ích của mình quá nhiều mà tạo thêm khó khăn cho họ.

Điều thứ  ba:Không nên hỏi những câu hỏi mà đặt người đối thoại vào tình thế khó xử. Tránh từ ngữ làm họ mếch lòng.

Điều thứ tư: Giữ mối quan hệ thân thiện, qua giọng nói nhỏ nhẹ. Không khoa tay múa chân, thỉnh thoảng nên thêm vài câu hài hước để tạo không khí vui vẻ (cần tránh những lối hài hước châm chích về nghề nghiệp, đời tư của họ). Điều này làm cho không khí cuộc đối thoại mang tính cầu thị, rất có lợi sau này.

Điều thứ năm: Không nên ngắt lời khi đối thoại, biết lắng nghe để kích thích người nói nhiều hơn, càng biết nghe, càng khai thác được nhiều thông tin củangười đối thoại.

Điều thứ sáu: Tế nhị lái người đối thoại vào một chủ đề mà chúng ta sẽ thảo luận, cố gắng biến dòng suy nghĩ của họ thành dòng suy nghĩ chung (như sở thích, ý muốn, chí hướng...).

Điều thứ bãy: Đừng khoe khoang, ỷ thế, hoặc tự cao tự đại nói với họ rằng mình được người khác có uy tín, có chức vụ cao ủng hộ trước mặt người đối thoại.

Điều thứ tám: Khi nói chuyện cần chứng minh thêm các tài liệu có liên quan, như giấy giới thiệu, dự thảo văn bản, trích sao các văn bản pháp quy...

Điều thứ chín: Đừng buồn phiền khi họ trả lời “không”. Hãy tạm nhường bước để tìm cách khác. Trong trường hợp này, hãy dùng câu xin lỗi, rằng chúng ta chưa chuẩn bị kỹ và xin phép được tiếp tục thảo luận lần sau.

                                              Nguyễn Đỗ Chiến

                                 Phó Chủ tịch Liên minh HTX tỉnh Quảng Nam